본 지침은 포항산업과학연구원(이하 ‘RIST’라 한다.)의 공급사, 고객사 등 이해관계자와의 업무와 관련하여 일어나는 비윤리행위 자진신고자에 대한 면책과 신고자에 대한 신분보호를 위하여 필요한 세부사항을 정하는데 있다.

• ① 자진신고를 통해 면책 받을 수 있는 대상자는 RIST와 거래하는 모든 법인과 법인소속의 임직원 및 RIST 임직원으로 한다.
• ② 자진신고시 면책이 되는 비윤리행위는 다음과 같다.
  • 1. 이해관계자로부터 금품을 수수하는 행위(가족 및 친인척 포함)
  • 2. 이해관계자에게 향응접대 및 통상적 수준 이상의 식사나 회식 비용을 전가하는 행위
  • 3. 이해관계자가 경비를 지급하는 골프모임 또는 회원권 이용행위(공식행사 예외)
  • 4. 이해관계자가 경비를 부담하는 교통, 숙식 등 편의제공 및 찬조금품 수수 행위
  • 5. 이해관계자와의 금전차용, 대출보증 요구 또는 인사 등 청탁을 하는 행위
  • 6. 이해관계자에게 경조사를 알리거나 경조금을 수수하는 행위
  • 7. RIST와의 거래성사를 위해 경쟁사 간에 입찰담합 등 부당공동행위
  • 8. 기타 RIST 윤리규범 위반 행위

• ① 비윤리행위를 신고 하려는 자는 온라인, 우편, 전화, Fax, 방문, 기타 중에서 신고자가 가장 편리한 방법을 선택하여 할 수 있다.
• ② 신고하는 자는 본인 및 위반자의 인적 사항과 위반내용을 적시하여 6하 원칙에 의거 관련 증거 자료를 첨부하여 신고함을 원칙으로 한다. 단, 신고시점 현재 진행 중인 비윤리행위 등 긴급을 요하는 경우는 증거자료 없이 사실관계만 신고할 수 있다.

• ① 자진신고자가 면책받기 위해서는 신고자가 피신고자의 비윤리행위를 입증하거나 감사부서의 조사를 통해 입증되어야 한다. 입증 불가시에는 신고자에 대하여 감경할 수는 있으나 제도의 악용 방지를 위해 조사가 필요하다고 판단되는 경우 감사부서에서 검토, 확인 후 감경 정도를 결정한다.
• ② 비윤리행위의 조사 효율을 위하여 비윤리행위에 가담한 자가 감사부서의 조사에 적극 협조하는 경우 감경 조치 할 수 있다.

• ① RIST와 거래하는 모든 법인과 법인소속 임직원의 면책기준은 다음과 같다.
  • 1. 회사의 대표 또는 해당 사업에 관한 책임있는 자(임원 또는 현장소장 등)가 직접 자진 신고한 경우에는 신고내용, 신고기간에 관계없이 업체제재를 포함하여 모두 면책한다.
  • 2. 일반직원이 본인의 회사를 상대로 신고한 경우에는 신고자는 면책대상이나 업체에 대한 면책은 감사담당 부서에서 신고자 또는 해당회사의 비윤리행위에 대한 관련성 여부를 판단하여 결정한다.
• ② RIST 임직원이 본인의 비윤리행위를 자진신고한 경우에는 감사담당 부서에서 특별히 불가하다고 판단하는 것을 제외하고는 면책하는 것을 원칙으로 한다.

• ① 신고내용이 사실이 아닌 것으로 판명되거나 증거부족으로 인하여 사실여부 확인이 곤란한 경우
• ② 이미 신고된 사항이거나 감사담당 부서 및 기타 관련부서 또는 외부기관에서 이미 인지하여 조사가 진행 중이거나 징계절차 등이 진행 또는 완료된 사항
• ③ 언론보도 등에 의해 공개된 사항
• ④ 익명 또는 가명으로 신고하여 신고자가 누구인지 알 수 없는 경우
• ⑤ 단순 업무개선과 관련된 사항
• ⑥ 감사부서의 직원이 신고한 경우
• ⑦ 기타 면책이 부적절하다고 인정되는 경우 또는 다음의 면책제외 조건에 해당되어 면책이 부적절하다고 인정되는 경우
  • 1. 자진신고 시점에 감사부서에서 이미 해당 비윤리행위에 대해 조사를 착수한 경우(조사계획 담당임원 보고 완료)
  • 2. 자진신고자가 부당한 이익을 반환하지 않거나 사손을 변상하지 않은 경우
  • 3. 면책 또는 감경 받은 자(업체)가 3년 이내에 동일 또는 유사 비윤리행위를 주도하여 적발된 경우에는 가중처벌 할 수 있음

면책 후에 제외 대상임이 밝혀진 경우, 면책을 취소할 수 있다.

• ① 직무상 또는 우연히 신고자의 신분을 인지하였더라도 임직원은 누구든지 신고자의 신분을 누설하여서는 아니 된다.
• ② 피신고자 또는 피신고자 소속 부서, 기타 관련부서의 임직원은 감사부서에 신고자 신분을 문의하거나 신고자를 알아내기 위한 탐문 등 신분노출을 가능하게 하는 어떠한 행위도 하여서는 아니 된다.
• ③ 감사부서의 직원은 상기 ②호의 문의를 받는 경우 즉시 해당 질문이 본 지침에 의거 금지된 행위이며, 처벌이 가능함을 설명하여야 한다.
• ④ 감사담당 부서의 직원은 신고내용에 대해 본인의 동의 없이 신고자 및 조사 협조자의 신분을 공개하거나 암시하는 행위를 하여서는 아니 된다. 단, 자신의 금품수수 행위를 자진 신고한 경우 조사목적상 필요로 할 때에는 신고자의 동의를 얻어 신분을 공개할 수 있다. 만약 비윤리행위 적발과 신고인의 신분보호가 배치될 경우 신고인의 신분보호를 우선시 한다.
• ⑤ 임직원은 신고자에게 신고행위와 관련하여 어떠한 인사상, 업무상 및 기타의 불이익을 주어서는 아니 된다.
• ⑥ 임직원이 상기 ①호에서 ⑤호 사항을 위반하여 신고자의 신분이 노출된 경우 감사부서는 그 노출경로를 조사하여 관련자에 대하여 징계를 요청할 수 있다.
• ⑦ 신고자는 자신의 신분이 노출되어 필요하다고 판단될 때에는 감사부서에 그 사실을 통보하고 신분보호를 요청할 수 있다.
• ⑧ 신고자로부터 신분보호 요청을 받으면 감사부서에서는 신고자가 인사상 또는 기타 불이익을 받을우려가 있다고 판단되는 경우 보직변경 등의 조치를 할 수 있으며, 필요한 경우에는 감사부서에근무토록 할 수 있다.
• ⑨ 신고자는 자신의 신분이 노출되어 업무상 불이익을 받을 경우 그 사실을 감사담당 부서에 증명하고시정을 요청할 수 있다.

• ① 신고자는 신고를 이유로 피신고자 또는 관련 제3자로부터 업무상 불이익 등 보복을 받을 경우 그 사실을 감사부서에 즉시 통보하여야 한다.
• ② 감사담당 부서는 제12조 ①항의 통보사실에 대해 즉시 조사하여야 하며, 업무상 불이익 등 보복행위와 관련된 임직원에 대해 인사위원회 회부 등 관련규정에 의거 문책한다.
• ③ 감사담당 부서는 주기적으로 신고자가 신고를 이유로 업무상 불이익 등 보복을 받고 있지는 않은 지를 모니터링하고 필요시 조사하여야 한다.